Wat is een virtual office?
Veel mensen denken bij het woord virtual office aan een adres wat enkel wordt gebruikt voor het doorsturen van inkomende post en telefoongesprekken.
In Nederland is in de praktijk een virtual office vrijwel gelijk aan een coworking space of shared office. Dit omdat het handelsregister en de belastingdienst minimale vereisten stellen aan het gebruik van een adres als geregistreerd adres door bedrijven.
Shared office
Een shared office biedt veelal een coworking-kantoorruimte met gedeelde faciliteiten zoals internet, printers en koffiemachines, in combinatie met een fysiek adres voor registratie bij de lokale autoriteiten en de mogelijkheid om vergaderkamer in deeltijd te huren. Meestal is de huurperiode van een virtual office kortlopend, drie tot twaalf maanden is standaard.
Het gebruik van een shared office op een toplocatie is goedkoper dan de huur van een zelfstandige kantoorruimte. In het bijzonder als rekening wordt gehouden met de kosten van de inrichting, internetverbinding en het inhuren van personeel om uw receptie te bemannen. Waarschijnlijk is daarom het aanbod aan virtual offices in Amsterdam het grootst binnen Nederlands.
Voor startende bedrijven kan de toekomst erg onvoorspelbaar zijn. Als ondernemer wil je op elk gewenst moment de mogelijkheid hebben naar een kleiner kantoor te kunnen verhuizen of de huur te beëindigen.
De reden achter deze behoefte aan flexibiliteit kan divers zijn: een onderneming kan de verwachte omzet niet halen of je bent niet zoveel op kantoor aanwezig als in eerste instantie is verwacht.
Als de zaken goed gaan, wilt je de kantoorruimte stap voor stap kunnen uitbreiden zonder complexe en dure verhuizingen. Bij share offices zijn er doorgaans geen langlopende huurcontracten, terwijl voor conventionele kantoren de huurcontracten in Nederland kunnen oplopen tot een periode van vijf jaar. Een huurwaarborg van maximaal drie maanden is hierbij gebruikelijk. Daarnaast wil je als ondernemer graag dat een plotselinge uitbreiding van uw team met acht personen wordt ondersteund. Net zo goed als de optie om naar een onafhankelijk kantoor te verhuizen.
Een ander voordeel van een shared office is dat het de mogelijkheid biedt om in contact te komen met andere starters met waardevolle ervaring met het vinden van betaalbare adviseurs, tips om je product te verkopen en advies over het vinden van personeel.
