Loonadministratie is simpelweg het administreren van het loon ofwel salaris. De administratie houdt houdt alle gegevens over werknemers en de loonbetalingen bij.
Een werkgever is verplicht een loonadministratie bij te houden wanneer:
- er personeel in dienst is
- het personeel salaris ontvangt
Wat is verplicht voor de administratie
Een werkgever met personeel is inhoudsplichtig. Hierbij zijn de volgende zaken een verplichting:
- bijhouden van een loonadministratie
- opstellen en bewaken van de loonstaten
- inhouden, aangeven en afdragen van de loonheffingen
- jaarlijks verstrekken van de jaaropgave
- verstrekken van een loonstrook aan de werknemer
- bewaren van administratieve gegevens voor tenminste 7 jaar
Wat staat er in de loonadministratie
Niet bestaat de loonadministratie uit periodieke financiële gegevens verstrekken omtrent het maandsalaris. Het bevat tevens alle administratieve gegevens waar de werknemer rechten en plichten op heeft aangaande administratieve financiële gegevens. Hierdoor bestaat de loonstrook ook uit meerdere factoren:
- persoonlijke administratieve gegevens
- functie schaal en afgesproken arbeidstijd
- de loonstaat
- ingehouden bedragen
- overzicht van vrijgestelde vergoedingen, uitkeringen en verstrekkingen
- beschikkingen en/of verklaringen
- daadwerkelijke periodieke gewerkte uren
- opbouw van vakantiedagen
Af te dragen loonheffing en premies
Iedereen met een inkomen heeft de verplichting belastingen af te dragen. Voor de inkomsten gelden loonheffing en premie sociale verzekeringen als een verplichting. De moeten door de werkgever ook duidelijk in de salarisverwerking zijn opgenomen. Op deze manier heeft werknemer op de loonstrook duidelijk weergegeven waar het salaris uit bestaat en wat en hoeveel van het salaris wordt ingehouden.
Vrijgestelde vergoedingen
Naast een salaris kan een werknemer ook vrijgestelde vergoedingen krijgen op basis van contractuele afspraken en bepaalde vereisten voor werkomstandigheden. Hierin zijn bedragen afgesproken die de werknemer naast het salaris krijgt verwerkt in de loonadministratie zoals:
- bonussen
- reiskosten vergoeding
- werk toeslagen
Pensioenpremie
Mocht de werkgever een pensioenfonds hebben voor het bedrijf dan delen de werknemers hier ook in mee. Hierdoor kan er pensioenpremie ingehouden worden door de werkgever die dat afdraagt aan het pensioenfonds. Ook deze inhoudingen maken deel uit van de loonadministratie en wordt verwerkt in de loonstrook.
Op deze manier heeft de werknemer een duidelijk overzicht van de financiële afspraken over salaris en vergoedingen en weet wat en hoeveel er ingehouden wordt.
