Ieder bedrijf draait op bedrijfsprocessen. Veel mensen hebben hier wel eens van gehoord, maar toch weten de meeste mensen niet wat de term bedrijfsprocessen nu precies is. Je kunt bedrijfsprocessen eigenlijk zien als het fundament van de organisatie. De organisatie staat hierop, de organisatie is hierop gebouwd. Bedrijfsprocessen bestaan dan ook altijd uit een herhalende keten van activiteiten. De keten van deze activiteiten is gefocust op het behalen van een eindresultaat. Een eindresultaat kan bijvoorbeeld zijn het leveren van het product of de dienst aan de klant. In bijna alle organisaties staan bedrijfsprocessen met elkaar in verbinding. Wanneer er op de ene afdeling iets mis gaat, gaat het vaak op de volgende afdeling ook mis. Dit is logisch want tot nu toe waren de bedrijfsprocessen altijd helemaal het werk van mensen. Toch kan dit ook anders. Ben je benieuwd hoe? Lees dan verder.
Digitale formulieren
Tegenwoordig kunnen organisaties die een of meerdere bedrijfsprocessen hebben gebruik maken van digitale formulieren. Digitale formulieren zorgen voor veel snellere bedrijfsprocessen. Deze digitale formulieren kunnen nieuwe en bestaande bedrijfsprocessen efficiënt, foutloos en geautomatiseerd uitvoeren. De digitale formulieren kunnen daarbij zelf ontworpen worden. Je zult zien dat digitale formulieren direct structuur aanbrengen in de bedrijfsprocessen. Bovendien kun je door de digitale formulieren snel overzichtelijke analyses en rapportages maken van de resultaten.
Hoe werkt het?
Digitale formulieren aanmaken is tegenwoordig helemaal niet moeilijk. Je kunt hierbij verschillende software gebruiken zoals bijvoorbeeld de software van LeanForms. Deze software is makkelijk en je hoeft geen kennis te hebben van ICT. Het maken van digitale formulieren gaat in principe in vijf stappen. Stap 1 is het bedenken wat er in de digitale formulieren moet komen te staan. Stap 2 is vervolgens het maken van de formulieren. Je legt hierin ook vast wat het recht is van de medewerkers. De informatie die relevant is, is hierdoor altijd beschikbaar op verschillende niveaus. Vervolgens bij stap 3 stel je de rapportsjablonen in. Ook kun je hier kiezen om je eigen sjabloon te maken. Bij stap 4 ga je de formulieren testen. Zo weet je of alles klopt en werkt. Als laatste bij stap 5 activeer je de formulieren. Je kunt de digitale formulieren nu direct gebruiken.
Voordelen
Het gebruik van de digitale formulieren levert je een aantal voordelen op. Zo heb je altijd tijdwinst, omdat alles geautomatiseerd is. Bovendien is de kwaliteit van de informatievoorziening hoger. De informatie is namelijk centraal beschikbaar en het systeem is altijd up-to-date. Ook het productiviteitsniveau wordt verhoogd, doordat alle informatie centraal staat opgeslagen. Een ander voordeel is het eenvoudig maken van de rapportages. De twee laatste voordelen zijn de snelle implementatie en de ondersteuning voor het behalen van de ISO-certificering.
