Een bedrijfsevenement is het perfecte moment om nieuwe mensen en collega’s te leren kennen. Je kunt een hoop netwerken, wat lekkers eten en drinken en er wordt natuurlijk veel gedanst. Maar hoe wordt een succesvol bedrijfsevenement nu georganiseerd en wat is de juiste aanpak? Hieronder lees je over de belangrijkste zaken bij het organiseren van een bedrijfsevenement.
Het budget bepalen
Het allerbelangrijkste is om eerst te kijken hoeveel er te besteden is. Hoeveel kan er worden uitgegeven? Op basis hiervan wordt verder gekeken naar alles wat er nodig is. Is er vervolgens nog budget over? Ideaal! Het overgehouden geld kan namelijk gebruikt worden voor mogelijke problemen die ontstaan tijdens het organiseren van het evenement. Iets gaat stuk, toch een tekort aan personeel of er is meer nodig dan berekend.
Vooronderzoek doen naar andere evenementen
Het klinkt gek, maar het is erg handig en er kan veel voordeel uit gehaald worden. Zoek naar bekende evenementen die erg succesvol waren. Wat kan er allemaal over gevonden worden? Kan vastgesteld worden hoe zij zaken hebben opgepakt? Kijk naar hoe zij ervoor hebben gezorgd dat het een succes is geworden. Grote kans dat je als organisator iets tegenkomt wat je hebt gemist. Dit kan meegenomen worden in de planning.
De genodigden kennen
Wat hiermee wordt bedoeld is dat de organisator weet wat de genodigden wel en niet eten en drinken. Is meer dan de helft vegetariër of misschien vegan? Dan is het niet handig om een catering in te huren die alleen vleesgerechten maakt. Dat valt namelijk dan ook niet goed in de smaak bij de doelgroep. Verder is het goed om op de hoogte te zijn van de allergieën en om verschillende alternatieven aan te bieden. Zorg ervoor dat je als organisator niet voor verrassingen komt te staan tijdens het evenement zelf. Dit kost tijd en energie en het zorgt voor een slecht beeld van de mensen die zijn gekomen.
Merchandising bij een bedrijfsevenement
Kleding bedrukken met het logo erop, gratis dingen weggeven, het zijn allemaal belangrijke zaken die vaak over het hoofd worden gezien. Toch zijn dit ontzettend belangrijke punten om op te letten wanneer een evenement wordt georganiseerd. Als organisator wil je natuurlijk dat jouw bedrijf herkent wordt, ook na het evenement. Verder is een beetje gratis promotie altijd goed. Hoe kan dit het beste gedaan worden? Denk aan het weggeven van kleding en accessoires met het logo erop. Men draagt de kleding en het bedrijf wordt vervolgens sneller herkent.
