Als je als bedrijf zijnde over personeel beschikt, ben je per direct ook verplicht om diverse noodzakelijke gegevens van je personeel vast te leggen. Deze persoonsgegevens worden bijgehouden in zogeheten personeelsdossiers. Voorheen werden deze personeelsdossier nog veelal op papier, in fysieke opbergkasten bewaard. Nu de wereld om ons heen echter volop aan het digitaliseren is, kunnen de vele HR-processen natuurlijk niet achterblijven. Daarom zien we steeds meer dat bedrijven overstappen op digitale personeelsdossiers.

Als we spreken over digitale personeelsdossiers, hebben we het over personeelsdossiers die digitaal, bijvoorbeeld in de cloud, worden opgeslagen. Hierbij moet wel rekening gehouden worden met de privacywet (AVG proof). Het digitaal opslaan van de personeelsdossiers is niet alleen makkelijk maar op deze manier zijn deze gegevens ook altijd en overal bereikbaar voor zowel jou als werkgever als voor je werknemers. Zeg maar gedag tegen de papieren dossiers!

Wat hoort in een (digitaal) personeelsdossier?

Omdat het niet voor iedereen duidelijk is welke ‘noodzakelijke gegevens’ meegenomen moeten worden in de personeelsdossiers, zijn de nodige gegevens en documenten onder te verdelen in vijf hoofdgroepen.

Persoonlijke gegevens

De eerste groep zijn de persoonlijke gegevens van de werknemer. Je moet hierbij denken aan onder meer de naw-gegevens, stamgegevens en het burgerservicenummer. Ook een kopie van een geldig identiteitskaart, verklaring van goedgedrag (mits van toepassing) en kopieën van diploma’s voeg je toe aan het dossier.

Contracten en arbeidsvoorwaarden

De tweede groep binnen het personeelsdossier betreft alle contracten en arbeidsvoorwaarden. Denk hierbij aan het arbeidscontract, het personeelshandboek en documentatie over de afgesproken arbeidsvoorwaarden (bv: pensioenregeling, reiskostenvergoeding en/of vakantiedagen).

Functioneren en ontwikkeling

In de derde groep, het functioneren en ontwikkeling, wordt het functieprofiel, notulen van de beoordelings- en/of functiegesprekken en de gevolgde cursussen en/of opleidingen meegenomen.

Ziekteverzuim

De vierde groep spreek redelijk voor zich: de frequentie van het ziekteverzuim moet ook worden opgenomen in het dossier. Let op: medische gegevens mogen niet worden opgenomen in het personeelsdossier.

Diversen en bijzonderheden

Als er nog bijzonderheden zijn die je graag in het personeelsdossier van je werknemer wilt vermelden, kan dat ook. Denk hierbij voorbeeld aan aantekeningen van de manager of correspondentie met of over de werknemer.

Maak je personeelsdossiers AVG proof

Om ervoor te zorgen dat de privacy van de werknemers genoeg beschermd zijn, geven de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAV) voorwaarden voor het maken van een personeelsdossier. Deze voorwaarden luiden als volgt, werkgevers:

• zijn verantwoordelijk voor de juistheid en nauwkeurigheid van de gegevens in het personeelsdossier;
• mogen niet meer gegevens in het personeelsdossier vastleggen dan nodig is;
• moeten de werknemers informeren over welke gegevens worden verzameld, voor welke doeleinden en op basis van welke rechtsgrond;
• moeten de persoonsgegevens passend beveiligen;
• mogen de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is;
• moeten werknemers de mogelijkheid bieden hun gegevens in te zien en eventueel te rectificeren, te beperken of te verwijderen;
• moeten werknemers in voorkomende gevallen de mogelijkheid bieden hun recht op dataportabiliteit uit te oefenen.